Le Registre Unique du Personnel

Le Registre Unique du Personnel (RUP) est un document obligatoire, à partir de l’embauche du 1er salarié. C’est le premier document demandé par l’inspection du travail lors d’un contrôle.

 

Qu’est-ce que le RUP ?

Le RUP est le document qui permet de lister et retracer la situation salariale de chaque employé. Il contient des informations obligatoires et indélébiles de chaque salarié. Il se construit à partir de l’ordre d’arrivées des salariés, en mentionnant pour chacun d’eux : l’identification du collaborateur, la nature du poste, ainsi que le type de contrat.

Concrètement, quelles sont les mentions obligatoires ?

  • – L’identification du salarié : son nom, son prénom, sa date de naissance, sa nationalité, son sexe
  • – La nature du poste : l’intitulé de poste, la qualification, le type de contrat, les dates d’entrée et de sortie

Tout personnel ayant eu une mission dans l’entreprise doivent figurer sur ce RUP : les salariés temporaires ou mis à disposition, les apprentis et les stagiaires (sur une partie spécifique du RUP).
Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

L’évolution du RUP

Le RUP permet à l’entreprise d’être transparente, c’est-à-dire que les informations ne sont pas effaçables. Une modification du RUP doit être datée, et les changements de situation salariale sont considérés comme des ajouts, et non pas comme des remplacements d’informations. C’est pour cela qu’anciennement, le RUP s’établissait sur du papier avec un stylo à encre ineffaçable. Il est aujourd’hui concevable en support numérique, avec consultation du CSE.

Quelles peuvent être les sanctions ?

« La non-tenue ou la non-communication du registre du personnel aux personnes habilitées à le consulter, de même que le défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires est passible de l’amende prévue par les contraventions de la 4ème classe (amende pouvant aller jusqu’à 750€), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Le fait de ne pas pouvoir présenter le registre à l’inspection du travail ou de mettre à sa disposition un registre incomplet constitue un délit d’entrave à l’exercice des fonctions d’agent de contrôle de l’inspection du travail. » 

Le petit plus

Le RUP doit être consultable à tout moment, non seulement par les salariés vis-à-vis de leurs propres informations, mais également par : le CSE, l’inspection du travail, le cas échéant, les agents en charge de l’application du Code de la sécurité sociale.

L’employeur peut être amené à présenter le RUP dans le cadre d’un litige.

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